Konferenzen online organisieren und verwalten mit CONTOO

CONTOO ist ein web-basiertes Werkzeug zur Organisation und Verwaltung wissenschaftlicher Konferenzen. Wer schon einmal eine Konferenz organisieren oder verwalten musste, weiß welche Arbeit dahinter steckt und wie umständlich es meist ist die dafür nötigen Tools zusammenzusuchen. Am Ende denkt man oft mit Grauen daran zurück.

Dies möchte das aus Heidelberg stammende Spektrum der Wissenschaft ändern und hat dafür das Web 2.0 Tool CONTOO entwickelt. Dieses professionelle Werkzeug bietet die Möglichkeit mit wenigen Klicks komplexe Registrierungs-formulare zu erstellen, eingereichte Abstracts der Teilnehmer mit wenig Aufwand zu verwalten, problemlos ein Veranstaltungsprogramm zu entwerfen und Digital Object Identifier (DOI) zu bestellen. Auch das Erstellen einer Homepage für die Konferenz lässt sich schnell und einfach erledigen.
Eingegangene Registrierungen lassen sich bequem verwalten und aus den eingereichten Abstracts lässt sich ohne große Umstände das Veranstaltungsprogramm generieren. Im Anschluss daran lassen sich die Daten für die Nutzung in Excel oder zur Weitergabe an eine Druckerei als PDF oder XML exportieren.

Bei der Anmeldung auf der CONTOO Webseite wird zunächst zwischen einem „Congress Administration“, also einem Account für den oder die Veranstalter, und einem „Personal Account“ für die Teilnehmer unterschieden. Nach kurzer Registrierung kann auch schon mit dem Einrichten der Konferenz begonnen werden. Ein so genannter Help Wizard steht den gesamten Prozess über begleitend zur Seite. Ist man in der Zukunft besser eingearbeitet und mit der Software vertraut, lassen sich Konferenzen auch zügiger mittels Experteneinstellungen erstellen.
Mit wenigen Mausklicks lassen sich nun mehrsprachige Registrierungsformulare oder Preislisten für die Teilnehmer erstellen (dabei wurde auch an early bird Tickets für frühe Registrierungen gedacht), Abstracts begutachten und editieren, mittels Präsentationen eine Konferenz-Webseite erstellen oder zum Abschluss aus allen vorhanden Daten das Veranstaltungsprogramm inkl. Keynotes, Raumangaben, Sprechern, etc. generieren.

Den gesamten Prozess über hat man den Eindruck, dass die Ersteller dieses Tools genau wussten was sie tun. Alle nötigen Einstellungen sind vorhanden und von Anfang bis Ende durchdacht. Ein Werkzeug von Profis für Profis. Diese Zielgruppe zeigt sich allerdings auch am Preis, der zwischen 299€ für eine Standard-Konferenz und 499€ für eine Konferenz mit unbegrenzt DOIs liegt. Ein Test der Software ist kostenlos möglich, jedoch nur bis zum Entwurf der Konferenz. Eine finale Veröffentlichung gibt es dann erst gegen Bezahlung.