clockodo – Cloud-Service zur Zeiterfassung auf dem Smartphone und am Computer

Einige von euch sind oder waren sicherlich bereits einmal als Freiberufler tätig und standen vor dem Problem der Zeiterfassung ihrer Arbeit bzw. der einzelnen Arbeitsschritte. Alteingesessene erledigen so etwas möglicherweise per Excel-Tabelle oder vielleicht sogar noch mit Stift und Papier und übertragen die Daten dann für die spätere Abrechnung und zum Erstellen der Rechnung in den Computer. Dass eine solche Vorgehensweise in der heutigen Zeit nicht mehr angebracht ist und auch früher schon umständlich war, dürfte jedem klar sein.

Mit clockodo hat die Hofmann & Romanek Webtechnologie GbR aus Unna einen Cloud-basierten Service zur Zeiterfassung entwickelt. Die Software steht als Desktop-Client für den PC (Windows, Mac und Linux), als Smartphone-App für iOS und Android und als Web-App über den Browser zur Verfügung.

Über eine Stoppuhr lassen sich die Arbeitszeiten erfassen. Weitere Angaben zur jeweiligen Tätigkeiten, zum Projekt oder die Daten des Kunden können ebenfalls hinterlegt werden. clockodo beschränkt sich dabei auf die nötigen und wirklich wichtigen Angaben, um die Erfassung nicht komplizierter als nötig werden zu lassen. Die Software ist direkt ohne Einlernphase intuitiv bedienbar.

Nicht nur Freiberufler, sondern auch kleine Unternehmen können somit flexibel und schnell die Arbeitszeiten erfassen und mit den Stundensätzen verknüpfen. Die Daten können zudem nach beliebigen Kriterien (Kunde, Projekt,…) gruppiert und in Berichten ausgewertet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise auch zukünftige Arbeiten und Projekte einfacher kalkulieren.

Nach der Eingabe speichert clockodo die Daten in der Cloud. Hierbei wird auf den Windows Azure Cloud-Service von Microsoft gesetzt – eine bekannte und sichere Lösung mit einer hohen Verfügbarkeit von 99,9%. Denn was nutzen einem die aktuellsten und umfangreichsten Daten, wenn sie am Ende aufgrund eines Serverausfalls oder eines Hackerangriffs nicht verfügbar sind. 😉 Da die Daten SSL-verschlüsselt übertragen und mehrmals täglich Backups erstellt werden, sind der Datenschutz und die Sicherheit somit gewährleistet.

Letztendlich lassen sich die erfassten Zeiten und die erstellten Berichte als CSV exportieren, um sie weiterverarbeiten zu können. Allerdings kann dies auch direkt in clockodo erfolgen: Direkt aus der Software heraus können die Zeiten in eine Rechnung umgewandelt werden. Die Beschreibungen der Tätigkeiten werden hierbei übernommen und die einzelnen Rechnungspositionen können bearbeitet werden. clockodo arbeitet hierbei mit den deutschen Anbietern easybill, fastbill und billomat zusammen. Diese sind in die Software integriert.

Wer clockodo nun einmal ausprobieren möchte, hat unter clockodo.com die Möglichkeit die Software 30 Tage lang kostenlos zu testen. Bei Gefallen kann clockodo danach ab 5€/Monat weiter genutzt werden – 1 Mitarbeiter ist hierbei inklusive. Pro zusätzlichem Mitarbeiter fallen monatlich weitere 4€ an. Da es weder eine Mindestlaufzeit, noch eine Kündigungsfrist gibt, kann clockodo auch nur für kurze Zeiträume – eventuell für ein einziges Projekt – genutzt werden.

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