Projectplace – Kurzvorstellung des online Projektmanagement Tools

Dem ein oder anderen dürfte Projectplace bereits bekannt sein, da ich über die Projektmanagement Tools schon in der Vergangenheit berichtet habe. Falls dem nicht so ist: Bei Projectplace handelt es sich um den europaweit führenden Onlineservice in Sachen Projektmanagement. Die Anwendung ist komplett browserbasiert und benötigt daher keinerlei separate Installation auf dem Computer – direkt nach der Anmeldung (es steht ein kostenloser 30-tägiger Testzugang zur Team Edition bereit) kann es losgehen.

Bei Projectplace können allerdings nicht nur Projekte geplant und verwaltet werden, es lassen sich auch zugehörige Dokumente an einem Ort sammeln und für beliebige Benutzer freigeben. Außerdem steht mit dem Online-Meeting eine Funktion zur Erstellung von Telefon- oder VoIP-Konferenzen bereit: Neben dem Desktop lassen sich auch Dateien übertragen oder Online-Chats mit den Teilnehmern des Meetings starten (siehe Bild unten). Wie ihr seht handelt es sich also um ein sehr umfassendes Tool zur effizienten Steuerung der Zusammenarbeit an einem oder mehreren Projekten.

Die Funktionen und Vorteile von Projectplace
Da das Tool web- bzw. browserbasiert ist, lässt es sich ohne Probleme auf jedem PC mit Internetzugang nutzen – Installationen fallen weg. Dadurch lassen sich alle Informationen, Teilnehmer, Fortschritte und Dokumente an einem zentralen Ort verwalten, welcher einen weltweiten Zugriff bietet. Auf Projectplace kann sowohl über den Desktop-PC, per Notebook, über einen Tablet-Computer oder per kostenloser Smartphone-App auch über das iPhone zugegriffen werden.

Ein weiterer Vorteil dieser zentralen Verwaltung ist die Synchronisation mit anderen Teilnehmern: Nach dem Einloggen ist jedes Mitglied direkt auf dem aktuellen Stand und kann sich die letzten Änderungen übersichtlich anzeigen lassen – wer bereits mit mehreren Leuten an einem Projekt gearbeitet hat, weiß wie praktisch diese Funktion ist. Zusätzlich kann man sich bei wichtigen Änderungen auch per E-Mail benachrichtigen lassen.

Projectplace bietet neben der Projektplanung ein umfassendes Dokumentenmanagement, die bereits kurz beschriebenen Online Meetings, eine Integration in Microsoft Office (hierzu ist die Installation eines PlugIns notwendig), eine hilfreiche Projektübersicht mit den wichtigsten Informationen und eine Diskussionsfunktion, um sich zusätzlich mit anderen Teilnehmern austauschen zu können.

Eine kurze Übersicht über Projectplace bietet das folgende Video aus dem Projectplace YouTube-Kanal:

Der Einstieg ins Projektmanagement
Nach der Anmeldung und dem ersten Login erscheint zunächst ein kurzer Willkommens-Bildschirm, welcher kurz die wichtigsten Funktionen erklärt. Danach befindet man sich auf der Projektübersicht und kann anhand einer hilfreichen Checkliste die nächsten Schritte zur Planung des Projekts durchgehen:

Auch sonst werden alle Unterpunkte zum Einstieg mit kleinen Hilfefenstern beschrieben, in denen sich auch weiterführende Informationen per Video ansehen lassen:

Obwohl es sich bei Projectplace um ein mächtiges und sehr umfangreiches Tool handelt, wird man also nicht „allein gelassen“ und der Einstieg fällt auch für einen neuen Nutzer leicht. Das Einladen bzw. Hinzufügen von neuen Mitgliedern läuft bequem über die E-Mail Adresse – Statusberichte hierzu können täglich und/oder wöchentlich erstellt werden. Man bleibt also stets auf dem Laufenden wer sich bereits zum Projekt angemeldet hat und wer die Einladung bisher verschlafen hat. 😉

Im Dokumente Bereich können verschiedenste zum Projekt gehörige Dokumente hochgeladen, angelegt, geteilt oder in Ordnern verwaltet werden. Außerdem lässt sich der Zugriff auf die Dateien über verschiedene Zugriffsrechte verwalten. Direkt in Projectplace können Microsoft Word, Excel und Powerpoint Dokumente, einfache Textdateien oder so genannte Projectplace Planner Dateien erstellt werden. Hochladen lassen sich hingegen nahezu beliebige Text, Audio, Video, etc. Dokumente in zahlreichen Formaten von Adobe, AutoCAD, Microsoft, OpenDocument, etc. Hier sollte es keine Probleme mit der Unterstützung geben.

Wie zuvor erwähnt, bietet Projectplace mit dem netviewer auch ein leistungsfähiges Tool für Online-Konferenzen: Hierbei können bis zu 100 Personen eingeladen werden. Es können Videokonferenzen, oder VoIP- bzw. Telefonkonferenzen abgehalten werden. Der Desktop einzelnen Mitglieder oder des Konferenzleiters lässt sich genauso übertragen wie einzelne Programmfenster (bestimmte Programme lassen sich von der Übertragung einzeln ausschließen).

Ebenso lassen sich über den netviewer Dateien übertragen, Videos austauschen oder kurze Umfragen zu einem bestimmten Thema starten. Somit ist es sehr einfach möglich anderen Konferenzteilnehmern kurz einen Einblick in ein anderes Programm zu gewähren oder Vorschläge, oder weitere Schritte z.B. über die Umfragefunktion bewerten zu lassen.

Was kostet Projectplace?
Wer das Projektmanagement Tool nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase weiter nutzen möchte, muss sich für eines der folgenden Angebot entscheiden. Die Preise richten sich hierbei jeweils nach der Anzahl der Nutzer:

Für die Nutzung der Enterprise Edition sollte ein individuelles Angebot angefordert werden. Wer mehr Informationen über Projectplace sucht, kann auch auf der Facebook-Seite des Unternehmens vorbeischauen.

 Dies ist eine von Hallimash vermittelte Kampagne